الأهداف:
- تحسين الإنتاجية من خلال زيادة المهارات التنظيمية وتطوير أساليب العمل.
- مقارنة خطط العمل مع المنظمات الأخرى بغاية تطويرها وتحسينها من خلال تنمية المهارات الفنية والسلوكية .
- تكريس نظم المعلومات و التقنيات الحديثة لخدمة العمل ورفع معدلات الأداء المكتبي .
- تزويد المشاركين بقواعد الاتيكيت والبرتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين
المشاركون:
- مدراء المكاتب والموظفين المناط بهم مساعدة كبار المدراء، ورؤساء مجالس الإدارة.
- جميع موظفي السكرتارية التنفيذية
المحتويات:
الوحدة الأولى:
- أركان نظم وأساليب العمل وفقا لمفهوم الإدارة لمواجهة المستقبل Management by Future
- أهداف تطوير نظم وأساليب العمل
- مراحل تطوير نظم وأساليب العمل
- مظاهر الحاجة إلى تطوير نظم وأساليب العمل
- مؤشرات تبين مدى الحاجة إلى تطوير نظم وأساليب العمل
- الرموز المستخدمة فى إعداد خرائط تطوير نظم وأساليب العمل
الوحدة الثانية:
- السكرتارية العالمية المعاصرة ودورها المحوري
- مهمات وواجبات وظائف السكرتارية.
- أنواع السكرتارية بالنسبة للانشطة المتخصصة.
- الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية.
- أهمية مواكبة المستجدات في المؤسسة وضرورة الاطلاع على آخر الأساليب الحديثة والاجهزة والادوات والتجهيزات المكتبية
الوحدة الثالثة:
- تقنيات الحاسوب في أعمال المكاتب
- إدارة الملفات وتصنيفها باستخدام الحاسوب.
- إدارة البريد الصادر والوارد وإجراءاته الحاسوبية
- إعداد الرسائل والتقارير الادارية والمحاسبية.
- إدارة الوقت والاجتماعات والتخطيط لها.
- إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجه
الوحدة الرابعة:
- الإلمام بمنهجية وأركان نظم المعلومات .
- المتغيرات الحديثة في الإدارة المكتبية الحديثة .
- التوثيق والاجندة الإلكترونية لحفظ المعلومات
- الإدارة الإلكترونية للسكرتارية العالمية
- البريد الإلكتروني وشبكة الإنترنت وأهميتها في الأرشفة الإلكترونية ونقل المعلومات
- التعرف على التنظيم الإداري للمحفوظات الإلكترونية .
- التعرف على طرق تصميم سجلات الأرشيف ومستنداته إلكترونيا .
- أنواع التصنيف والترقيم والفهرسة .
- التحول إلى الأرشيف الإلكتروني .
- القدرة على حماية المعلومات من الفقدان والتلف .
- الإلمام بالدورة المستندية الإلكترونية .
- استخدام التنظيم الداخلي الأرشيف ووسائل وأساليب تطويره .
الوحدة الخامسة:
- التعرف على أهمية الاتصال ، أنواعه ، مكوناته ، معوقاته .
- فهم وتطبيق أسلوب ” العلاقات التبادلية في الاتصال مع الآخرين ” .
- إدراك وتطبيق الأساليب الفعالة في الاتصال مع الآخــرين .
- الممارسة الفعالة لقواعد الإتيكيت عند استقبال العملاء والزائرين.
- التعرف على أصول وقواعد المظهر العام وأنواع الملابس التي يفضل استخدامها في المناسبات المختلفة.
- إتباع قواعد وآداب التحدث.
- تحديد خصائص الشخصية الهاتفية الجيدة والمهارات اللازمة لها.
- استخدام أساليب فعالة للتعامل مع المحادثات الهاتفية الواردة والصادرة.
- إتباع قواعد الإتيكيت عند التعامل مع الهاتف.
- التدوين الصحيح لنتائج المحادثات الهاتفية، واستخدام أساليب فعالة لإنهاء المحادثة الهاتفية.
أساليب التدريب:
- المحاضرة القصيرة.
- النقاش والحوار.
- العمل ضمن مجموعات.
- التمارين الجماعية .
