إدارة الوقت والاجتماعات وتفويض الصلاحيات للسكرتارية ومنسقي المكاتب
الأهداف:
- التعرف على المفاهيم الحديثة للإدارة المكتبية والسكرتارية.
- الإلمام بالمهارات السلوكية لمديري المكاتب والسكرتارية.
- تطبيق الآليات والأساليب العلمية والعملية الحديثة لإدارة الوقت.
- التعرف على أساليب التفويض الفعال.
- الإعداد الجيد لأعمال الاجتماعات واللجان.
- تحديد أهم مشاكل الاجتماعات وطرق حلها.
- تحديد دور منسقي المكاتب والسكرتارية في الاجتماعات واللجان.
- متابعة أعمال الاجتماعات بما يفعل نتائجها.
- دور نظم المعلومات في تطوير العمل الإداري.
المستفيدون:
العاملون في إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية والمرشحون لشغل تلك الوظائف وكافة المهتمين بإدارة الوقت والاجتماعات بفاعلية.
محتويات البرنامج:
الوحدة الأولى : (المفاهيم الحديثة للإدارة المكتبية):
- طبيعة عمل السكرتارية في عصر هندسة المعرفة.
- وظائف المكتب ومهامه.
- مسئوليات السكرتير العربي )تجارب عربية وعالمية ناجحة(
- الخدمات التي تقدمها السكرتارية
- تطوير نمط الاتصالات
- تطوير نمط أعمال السكرتارية بتحسين الأداء
الوحدة الثانية : (المهارات السلوكية لمنسقي المكاتب والسكرتارية):
- مهارات التحدث
- مهارات الكتابة
- مهارات القراءة
- مهارة الاتصال
- مهارة الاستماع
- مهارة التفكير
الوحدة الثالثة:(ضغوط العمل مفاهيم أساسية):
- تزايد ضغوط العمل
- ماذا يقصد بالضغوط
- مسببات الإجهاد الصحي
- استقصاء هل نعانى التوتر العصبي
الوحدة الرابعة : (ضغوط العمل وتأثيرها على الفرد والمنظمة):
- الضغوط والعمل )نموذج عملي(
- مصادر الضغوط
- مراحل الضغوط
- الإدارة الذاتية كأساس للتعامل مع الضغوط
الوحدة الخامسة : (قياس ضغوط العمل):
- قياس مستوى الضغوط
- مدى التعرض للضغوط
- قيم نفسك كمدير للتأقلم مع التغيير والإجهاد.
- خطوات إدارة الضغوط
- مواجهة ضغوط الحياة الإدارية.
الوحدة السادسة : (إدارة الوقت مفاهيم أساسية):
- ما هية وأهمية إدارة الوقت
- أساسيات إدارة الوقت للتخلص من الضغوط
- مضيعات الوقت في البيئة العربية : نظرة عامة.
الوحدة السابعة : (قواعد تنظيم الوقت وتحديد الأولويات):
- تحديد الأهداف
- التخطيط
- تصميم وتحديد الأولويات
- فوائد تحديد الأولويات
- الممارسات الخاطئة في تحديد الأولويات
- استقصاء تخطيط وتحديد الأولويات.
الوحدة الثامنة : (مضيعات الوقت):
- مضيعات الوقت في التخطيط والتنظيم
- في التوظيف والتوجيه
- في الرقابة والاتصالات وصنع القرار
- تمرين مصيدة الوقت
- كيف يستغل المدير وقته
الوحدة التاسعة : (تسجيل وتحليل الوقت):
- مبادئ تسجيل الوقت
- استقصاء تسجيل الوقت
- الساعة الهادئة
- استقصاء قواعد تنظيم الوقت
- حلل موقفك من تنظيم الوقت
الوحدة العاشرة : تفويض السلطة وإدارة الوقت:
- مفهوم التفويض
- مبادئ التفويض
- نصائح لتحسين عملية التفويض
- مزايا التفويض
- رد فعل المرؤوسين تجاه التفويض
- احذر عند تفويضك للسلطة
- من أجل تفويض فعال
- مختبر تفويض الأعمال واستثمار الوقت
- استقصاء مهارات التفويض الفعال
الوحدة الحادية عشر : (إدارة وقت الاجتماعات واتخاذ القرار تحت الضغوط):
- طرق توفير وقت الاجتماع
- كيف تحصل على مزيد من الوقت
- اتخاذ القرار تحت الضغوط
- مختبر الإدارة الذاتية المفتاح لإدارة وقتك
الوحدة الثانية عشر : (دور السكرتارية في تنظيم الاجتماع):
- أنواع الاجتماعات
- الاجتماعات المشاكل والحلول
- دور منسقي المكاتب والسكرتارية في الاجتماعات واللجان.
الوحدة الثالثة عشر : (دور نظم المعلومات في تطوير العمل الإداري):
- نظم المعلومات
- البيانات والمعلومات
- خصائص البيانات وتصنيف المعلومات
- المعلومات الرسمية
- مصادر المعلومات
- المعلومات الإدارية والإدارة المكتبية الحديثة
أساليب التدريب:
- المحاضرة القصيرة
- النقاش و الحوار
- العمل ضمن مجموعات
- التمارين الجماعية والتطبيقات العملية.