التوثيق و الأجندة الالكترونية واستخدام الانترنت للسكرتارية العالمية
الأهداف:
- تعريف المشاركين بأهمية السكرتارية كعنصر داعم للتطور التكنولوجي العالمي .
- التعرف على كيفية التحول الالكتروني والقضاء على مقاومة التغيير النفسي الذي مازال يعاني منه عدد من العاملين بأقسام السكرتارية وإدارة المكاتب .
- تعريف المشاركين على أهمية التكنولوجيا في عملهم .
- تعريفهم على التطبيقات العملية لاستخدامات التكنولوجيا الالكترونية .
- التعرف على أهمية دور السكرتارية ومدى فعاليته في تسريع عملية الانتقال إلى العمل الالكتروني في الإدارة .
- تحديد أهمية البيانات ونظم المعلومات و أرشفتها الكترونيا .
- التوثيق و الأجندة الالكترونية لحفظ المعلومات .
- أجهزة نقل المعلومات ونظم الاتصالات الالكترونية .
- البريد الالكتروني و شبكة الإنترنت و أهميتها في الأرشفة الالكترونية و نقل المعلومات .
- التعرف على التنظيم الإداري للمحفوظات الالكترونية .
- التعرف على طرق تصميم سجلات الأرشيف ومستنداته الكترونيا .
- شرح النظم الحديثة في الحفظ والتداول .
- استخدام التنظيم الداخلي الأرشيف ووسائل وأساليب وتطويره .
- استخدام التقنيات الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات .
محتويات البرنامج:
أهمية البيانات ونظم المعلومات:
- تعريف البيانات وأهميتها
- معالجة البيانات الكترونيا و أرشفتها
- الحاسب الآلي
- أنواع البرمجيات المستخدمة
- نظم المعلومات
- اتصالات المعلومات
- الأرشفة و الفهرسة الالكترونية باستخدام تقنية OCR -
- إجراءات التعامل مع المراسلات الواردة و الصادرة .الأرشفة الإلكترونية
- متابعة البريد الوارد و أمن و سرية المعلومات
- أساليب التصنيف و الترقيم عند حفظ المعلومات .
- أساليب الفهرسة و استرجاع المعلومات و طرق حفظها الكترونيا و تقليديا .
- فرز و إتلاف و ترحيل الأوراق – حالات عملية في تصنيف وفهرسة المستندات
- الحد من الأعمال الورقية في المكاتب .
النظم الحديثة فى الحفظ والتداول:
- مفهوم حفظ وتداول السجلات والمستندات
- حفظ الملفات بالطريقة التقليدية و الالكترونية
- الحفظ على أساس استخدام الفهرسة
- استخدام برمجيات الحاسب فى الحفظ
- معالجة الكلمات
- الأجندات الإلكترونية
النظم الحديثة فى استرجاع المعلومات:
- استخدام المصغرات الفيلمية للحفظ
- المركزية واللامركزية فى نظام الحفظ
- مزايا وعيوب كل منهما
- تداول البيانات ( نظم الاتصالات)
- الشبكات المحلية
- البريد الإلكتروني
- البريد الصوتي و الفاكسميلى
الأساليب الحديثة لتنظيم العمل المكتبي :
- طرق استعمال الانترنت لتحقيق أهداف مديرك أو قسمك .
- E-mail والفائدة من استخدامه داخل الشركات .
- تسخير التكنولوجيا المستحدثة لما فيه فائدة لقسم السكرتارية.
- معالجة البريد الوارد والصادر الكترونياً.
- طرق الحفظ والتصنيف والفهرسة الكترونياً .
- إعداد وصياغة المراسلات والتقارير وطرق عرضها الكترونياً .
أهمية الانترنت والe-mail في بيئة العمل العصري :
- القضاء على مقاومة التغيير لدى الموظفين .
- تسخير محركات البحث على الانترنت من اجل مشروع العمل .
- الرسائل الالكترونية وأهميتها بالتواصل السريع .
أساليب التدريب:
- المحاضرة القصيرة
- النقاش و الحوار
- العمل ضمن مجموعات
- التمارين الجماعية والتطبيقات العملية.