الأهداف:
تزويد المشاركين بالمهارات والقدرات التقنية اللازمة للقيام بأعمال ومهام السكرتارية الحديثة بكفاءة واقتدار.
المستفيدون:
موظفى السكرتارية التنفيذية والخاصة .
محتويات البرنامج:
مفهوم السكرتارية الحديثة وتقنياتها
دور السكرتير في المنظمة، وسماته؛ في المنظمات المعاصرة:
- مسميات وظيفة السكرتير / المساعد الإداري
- الاتجاهات الحديثة في مهام السكرتير / المساعد الإداري
- خصائص وظيفة السكرتير / المساعد الإداري
- دور السكرتير / المساعد الإداري في المنظمة
تقنيات الاتصال في مكاتب السكرتارية:
- مفهوم الاتصال - أهمية الاتصال
- عناصر الاتصال، وأنواعه
- الاتصالات الإلكترونية في مكاتب السكرتارية
التعامل مع الآخرين ومع ضغوط العمل في مكاتب السكرتارية:
- أنماط السلوك في مكاتب السكرتارية
- ضغوط العمل في مكاتب السكرتارية والتعامل معها
تقنيات تنظيم الاجـتماعـات:
- جدولة الاجتماعات وإشعار المشاركين إلكترونيا
- إعداد جدول الأعمال
- إعداد مكان الاجتماع
- إعداد محضر الاجتماع
- الاجتماعات عن بعد
تنظيم السفريات:
- أسباب ودوافع السفريات
- الجهات التي تقوم بترتيبات السفر
- المعلومات المطلوبة لتنظيم السفريات
- التخطيط لسفريات الرئيس
- واجبات المساعد الإداري تجاه سفريات الرئيس
الاستخدام الفعال للهاتف:
- الاستخدام الأمثل لأجهزة الاتصال الهاتفي
- مقومات الشخصية الهاتفية
- سلوكيات الاتصال الهاتفي
- معالجة المكالمات الهاتفية الواردة
التعامل مع البريد:
- تبسيط إجراءات البريد الوارد، ومتابعة البريد الوارد بالحاسب الآلي
- تبسيط إجراءات معالجة البريد الصادر، وخصائص الخطاب الصادر
- انتقال المعاملات بين الإدارات إلكترونيا
- التجهيزات الآلية المستخدمة بالبريد
السكرتارية الإلكترونية:
- البريد الإلكتروني ، الإنترنت والاكسترانت والإنترانت.
- برنامج الأوتلوك ، المصغرات الفيلمية
- نظام الحفظ الضوئي
- التجهيزات الآلية الحديثة في مكاتب السكرتارية.
أساليب التدريب:
- المحاضرة القصيرة
- النقاش و الحوار
- العمل ضمن مجموعات
- التمارين الجماعية والتطبيقات العملية.
