الأرشيف الالكتروني و نظم تأمين وحفظ واسترجاع الملفات والوثائق الكترونياً

الهدف العام: 

تكوين مهارات لدى موظفي الحفظ على الأسلوب العلمي والعملي الصحيح في التنظيم الفني لمحتويات الأرشيف، وكيفية تصنيف وترقيم وفهرسة الأوراق لسرعة استرجاعها من الملفات وحفظ الوثائق إلكترونياً

الأهداف التفصيلية:

 بعد انتهاء البرنامج التدريبي يتعرف السادة المشاركين على:

1. تأمين وحفظ الملفات باستخدام الحاسب الالى .
2. تصنيف وفهرسة الملفات وارشفتها الكترونيا .
3. التعامل مع بيئة المنظمات اللاورقية .  
4. التوثيق والأرشفة وحفظ الملفات إلكترونياً.
5. الأرشفة الإلكترونية وأهميتها.
6. الطرق الحديثة في حفظ الوثائق والملفات إلكترونياً.

المستفيدون:

• العاملون في مجال الحفظ بالمؤسسات والمنظمات
• الموظفون المراد تهيئتهم للعمل في مجال المحفوظات مستقبلاً
• موظفي المعلوماتية المعنيين بحفظ الوثائق الكترونيا
• موظفي السكرتارية والديوان
• جميع الموظفين في مجال حفظ و ضبط الوثائق و السجلات
• المعنيين بأعمال السكرتارية و إدارة المكاتب و حفظ الوثائق والبيانات

محتويات البرنامج: 

• مقدمة عن المحفوظات وأنواعها وأهميتها
• أهمية الأرشيف الإلكتروني
• التنظيم الإداري للمحفوظات (المركزية واللامركزية)
• التنظيم الفني للمحفوظات (التصنيف-الترقيم-الفهرسة)
• كيفية وضع خطة لتصنيف وترقيم الأوراق والملفات
• كيفية إنشاء فهرس للمؤسسة (فهرس موضوع – فهرس أسماء)
• الأساليب والطرق الحديثة في الارشفه وحفظ الوثائق والملفات الكترونيا".
• طرق و أساليب حفظ الملفات و توثيقها الكترونيا.
• وسائل الأرشفة و حفظ السجلات و توثيقها الكترونيا.
• طرق حفظ الأوراق وتداولها – إجراءات حفظ الأوراق في الملفات
• فرز وترحيل وإتلاف الأوراق المنتهية
• الربط بين تنظيم الأوراق يدوياً وبين إدخال معلوماتها في التقنيات الحديثة
• كيفية تقليص الأعمال الورقية في المكاتب
• اثر استخدام الحاسب الآلي في حفظ الوثائق
• الأسس الخمس للعمل الجيد في إدارة أعمال الديوان والمكاتب والسكرتارية.
• طرق التعامل مع السجلات و الوثائق الإلكترونية.
• تمارين و حالات عملية.

أساليب التدريب:

• المحاضرة القصيرة
• النقاش و الحوار
• العمل ضمن مجموعات
• التمارين الجماعية والتطبيقات العملية.