المنظومة المتكاملة لأعمال السكرتارية والإدارة المكتبية

الأهداف العامة للبرنامج:

    معرفة كاملة بمفهوم الإدارة المكتبية والسكرتارية والهندرة، معرفة كاملة بالآفاق الجديدة لهندرة المكاتب، وطبيعة النشاط المكتبي.
    إجادة التمييز بين السكرتارية التنفيذية وأنواع السكرتارية الأخرى (العامة - الخاصة - المتخصصة).
    مهارات أداء مهام الإدارة المكتبية التي تتطلبها أعمال المكاتب في المنظمات الرئيسية والوزارات والهيئات والمؤسسات والشركات.
    مهارات تخفيف ضغوط العمل الواقع على القادة والوزراء والوكلاء والمدراء والمسؤلين.
    معرفة قواعد الآتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.
    مقارنة خطط العمل مع المنظمات الأخرى بغية تطويرها وتحسينها من خلال تنمية المهارات الفنية والسلوكية.
    معرفة كاملة بفنون التعامل مع التقنيات الحديثة ورفع معدلات الأداء المكتبي باستخدام التكنولوجيا ونظم المعلومات.
    إجاده تنظيم أوراق المكتب بصورة تسمح بالاسترجاع منها فقط بأسرع وقت، إجادة الرقابة على الأداء المكتبي.

البرنامج موجه إلى:
مدراء المكاتب والإداريين والمنسقين والمساعدين الإداريين في مختلف الإدارات والأقسام.

المحاور العلمية:

اليوم الأول:

    مفهوم الإدارة المكتبية وعلاقتها بالسكرتارية.
    ماهية الهندرة وطبيعة النشاط المكتبي.
    الاتجاهات الحديثة في العمل المكتبي.
    أسس هندرة المكاتب.

اليوم الثاني:

    أنواع السكرتارية وأهميتها ومهامها.
    أشكال المكاتب - البيئة المادية للمكاتب - أمراض المكاتب.
    هندرة حفظ المعلومات، تنظيم الاجتماعات واللجان.
    الاتصالات الإدارية داخل المنظمة ومع المنظمات الأخرى، فن الإنصات الجيد والحديث الفعال.
    أساليب تخفيف ضغوط العمل الواقع على القادة والوزراء والوكلاء والمدراء والمسؤلين.

اليوم الثالث:

    هندرة حفظ أوراق المكتب (التصنيف - الترقيم - الهندسة).
    مهارة تقليص الاعمال الورقية في المكاتب.
    كيفية الرقابة على الأداء المكتبي.
    قواعد الآتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.
    تطبيقات شاملة على الموضوعات السابقة.

اليوم الرابع:

    الكتابة الإدارية والمراسلات والمذكرات.
    إعداد وصياغة التقارير.
    مهارة استقبال الزوار وتنظيم مواعيد الرئيس.
    مهارت معالجة المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة.
    تنظيم وإدارة الإجتماعات واللجان.
    متطلبات الإجتماع الفعال.

اليوم الخامس:

    نظم المعلومات المكتبية والأرشفة الضوئية للوثائق.
    التقنيات الحديثة وأثرها في أعمال السكرتارية.